Le rôle du référent

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Etre référent d’un événement, ça veut dire quoi ?

  • LIEN : être le lien entre le COTYLEDON et l’intervenant/l’artiste/le groupe
  • CONVENTION : la faire remplir par l’intervenant/l’artiste/le groupe (disponible sur le site lecotyledon.fr), en faire une copie papier et l’archiver avant l’intervention dans le classeur ANIMATIONS qui se trouve à côté de la caisse enregistreuse afin que les bénévoles du bar aient toutes les infos.
  • HORAIRES : les définir (de début, de balances, d’installation, de repas, etc.)
  • PUB : récolter des informations qui serviront à communiquer autour de l’événement (lien web, photos, vidéos, etc.). Fournir la doc pour Facebook et pour le site internet. Si possible gérer l’événement Facebook ou nommer quelqu’un pour le faire.
  • Le référent doit déposer au café LE COTYLEDON des affiches et des tracts au moins 20 jours avant la manifestation. A défaut il doit fournir ceux-ci sous format électronique à la Commission prog’com en vue d’une impression par nos soins dans la mesure du possible. Le référent doit vérifier que les infos que font circuler la Commission prog’com au sujet du concert ou de l’animation sont exactes (affiches, programmes, facebook, site internet) et doit alerter immédiatement la Commission prog’com en cas d’erreur ou d’oubli.

 

  • ACCUEIL : être présent lors de l’arrivée de l’intervenant/l’artiste/le groupe
  • REPAS : l’organiser si l’intervenant/l’artiste/le groupe le souhaite en faisant attention aux régimes particuliers (solliciter des bénévoles si besoin via la Commission prog’com). A noter qu’à l’heure actuelle LE COTYLEDON ne dispose d’aucun matériel de cuisson. Des couverts et des assiettes sont sur place.
  • COUCHAGE : l’organiser si l’intervenant/l’artiste/le groupe le souhaite dans la mesure du possible (solliciter des bénévoles si besoin via la Commission prog’com)
  • BOISSON : remettre 3 tickets boissons à chaque musicien ou intervenant (les tickets sont dans une pochette transparente dans le classeur ANIMATIONS qui se trouve à côté de la caisse enregistreuse
  • REMUNERATION DU GROUPE: gérer le prix libre indicatif et/ou le chapeau.  Demander aux intervenants  la formule qu’ils préfèrent :
  • Si prix libre à l’entrée: prévoir une table et un bénévole qui s’en occupe (à l’entrée). Si chapeau : L’annoncer au public/participant à la fin du concert ou de l’animation, prévoir un bénévole qui s’en occupe pour le passer (il se trouve dans l’armoire de la pièce du fond), cela  peut être celui qui a tenu la table du prix libre le cas échéant.  Veiller à remettre le chapeau dans l’armoire une fois la collecte faite. Remettre l’argent à l’intervenant/l’artiste/le groupe après la manifestation.
  • RESPONSABLE TECHNIQUE: il peut être le référent ou un bénévole formé qui s’assure que le matériel son et lumière soit opérationnel. La Commission prog’com donne au référent le contact de bénévoles susceptibles de pouvoir jouer ce rôle de technicien technique. Le COTYLEDON dispose des équipements son et lumière suivants :
    • 2 enceintes Mackie Thump15 1000 W (façade)
    • 2 enceintes the box MA 120 W (retours)
    • Console de mixage Mackie 16 pistes (fond de salle)
    • 3 micros chant type Shure Beta58 avec pieds et câbles
    • 2 micros instruments type Shure SM57 avec pieds et câbles
    • 5 DI
    • Console DMX (fond de salle)
    • Projecteurs LED RVB latéraux et arrières
    • 4 projecteurs PAR64  monochromes (façade)
    • 2 projecteurs PAR36 monochromes (façade)
  • En cas d’utilisation de tout ou partie de ce matériel, le responsable technique ou à défaut le référent doit avoir été formé à sa gestion et à son utilisation, et s’assurer que celui-ci à été bien restitué par l’intervenant/l’artiste/le groupe après la manifestation. Le cas échéant, le référent ou le responsable technique doit signaler autant que faire se peut toute disparition ou problème technique à la Commission prog’com.

 

  • NOMBRE DE BENEVOLES REQUIS : En général, il faut :

TENUE DU BAR : 3 bénévoles formés

NOUVELLES ADHESIONS : 1 bénévole qui tient une table à l’entrée

PRIX LIBRE : 1 bénévole qui tient une table à l’entrée

CHAPEAU : 1 bénévole, cela  peut être celui qui a tenu la table du prix libre le cas échéant

RESPONSABLE TECHNIQUE : 1 bénévole

Le référent doit essayer de faire participer son réseau à la tenue du bar si le planning, à la gestion des adhésions et des entrées si prix libre et/ou au passage du chapeau.

Il doit informer dès que possible et au moins 10 jours avant le spectacle ou l’animation le Responsable du planning et la Commission prog’com du fait qu’il a assez de bénévoles pour ces tâches.

 

MANQUE DE BENEVOLES : le référent  doit informer dès que possible et au moins 10 jours avant le spectacle ou l’animation le responsable du planning et la Commission prog’com pour signifier le nombre de bénévoles qu’il faudrait encore pour que le spectacle ou l’animation « se passe bien ».

La commission prog’com  invitera alors par mail les bénévoles à prendre un poste ce jour là, à défaut de réponse dans les 5 jours, un nouveau mail  de sollicitation sera envoyé à tous les adhérents.

 

  • HEURE DE DEBUT DU CONCERT OU DE L’ANIMATION : Veiller à ce que le concert commence à l’heure annoncée (+5-10min de politesse).

En cas de questions, prendre contact avec les membres de la Commission communication/programmation

prog@lecotylédon.fr qui se réunit les 2ème mardis de chaque mois au Cotylédon de 19H16 à 21H57

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